Cómo hacer respuestas automáticas en Outlook

Una de las facilidades que ha ofrecido Microsoft Exchange Server a sus usuarios, es la posibilidad de indicar respuestas automáticas a los correos que reciben, previamente configurado por ellos. Es de esta manera que se ahorran fácilmente minutos para enviar el correo. Pero esta modalidad no es compatible con Outlook.com, por lo que los usuarios de este cliente deciden buscar otras alternativas para lograrlo. Aquí te mostramos una de las posibilidades que ofrece Microsoft Office Outlook.

Cómo hacer respuestas automáticas en Outlook

Con esta opción podrás simular algo parecido a esta característica, solo que para esto, deberás hacer clic sobre Nuevo mensaje de correo electrónico. Ahí colocarás toda la información necesaria a enviar en el correo. Ahora solo deberás guardarlo como una Plantilla de Outlook.

Te dirigirás a Reglas y seleccionarás la opción Administrar reglas y alertas. Cuando te aparezca el cuadro de diálogo, pulsa en Nueva regla. Una vez que se muestre Iniciar desde una regla en blando, lo primero que debes hacer, es cliquear en donde diga Aplicar reglas a mensajes que recibo, esto es lo que permitirá las respuestas automáticas.

Cuando te aparezcan las opciones para configurar, recuerda que debes enfocarte en activar la opción Responder con una plantilla de determinada. Aquí es donde seleccionarás el archivo que guardaste previamente como plantilla, le das Abrir, luego dos veces siguiente, y colocas el nombre de esta regla que configuraste.

Es de esta manera que tendrás la posibilidad de que algunos correos se contesten de manera automática, sin necesidad de estar redactando luego algún mensaje.

Agregar una firma en Outlook

Agregar una firma en Outlook

Uno de los beneficios de tener una cuenta de correo electrónico, es la posibilidad de personalizar tus mensajes, es decir agregar una firma en Outlook, de tal manera que al momento de enviarlo, y la otra persona lo reciba, detalle fácilmente que pertenece a ti. No solo basta con nombre, pues a lo largo del mundo, será muy fácil que se repita, pero puedes agregar un toque personal a todos tus correos, que se podrá detallar al momento en que se abra el mensaje.

Outlook, al igual que otros, ofrece la posibilidad de incorporar una firma personalizada a tus correos, que no necesitas estar escribiendo, sino que la configuras, y aparecerá automáticamente al momento de redactar el mensaje. No es complicado crearla, aquí te lo explicaremos fácilmente.

Deberás dirigirte al sitio web de Outlook, e iniciar sesion. Una vez en la bandeja de entrada, en la barra superior ubica el icono que tiene forma de engranaje; este estará justo al lado del nombre de tu usuario hacia la derecha. Cuando se despliegue el menú, haz clic sobre Opciones, y en la ventana te aparecerá diferentes opciones para gestionar tu correo, busca la que diga Escribir correo electrónico, y de ahí pulsa sobre Formato, fuente y firma.

agregar una firma outlook

En la nueva página que cargará, vete al final donde aparece Firma personal, y en el recuadro en blanco podrás iniciar a redactar tu firma personal para los correos que envíes. Podrás aplicarle los formatos disponibles en la barra de herramientas del recuadro, además de emoticones.

Cuando termines de escribir lo que deseas, ya solo queda hacer clic en guardar, y estará todo listo para utilizar tu firma. Cada vez que le des nuevo, aparecerá automáticamente la firma. Como verás agregar una firma en Outlook es realmente fácil por lo que no tendrás problema alguno en utilizarla.

Activar el panel de lectura en Outlook

Por defecto, Outlook viene configurado con el panel de lectura desactivado, algo que puede gustar a muchos, pero puede no gustar a otros tantos, sobre todo a aquellos que hayan manejado mucho los gestores de correo electrónico.

Es posible que ahora mismo no sepas lo que es el panel de lectura, pero seguro que después de que te lo explique vas a saber a qué me refiero, e incluso es posible que lo hayas usado más de una vez.

En los gestores de correo electrónico, como Thunderbird o el extinto Outlook Express, cuando pinchas en un correo ves su contenido debajo. La ventana está partida en dos, de manera que arriba están todos los correos, y cuando pinchas en uno el contenido se lee debajo, pero sigues viendo los correos en la parte de arriba. Esa ventana en la que se leen los correos es el panel de lectura.

Activar el panel de lectura en Outlook

En Outlook, por el contrario, cuando quieres leer un correo tienes que pinchar en él, y te lleva a otra ventana en la que lees el correo. Esta ventana ocupa toda la pantalla, y dejas de ver los correos de tu bandeja de entrada.

Si quieres usar el panel de lectura, Outlook te lo permite, así os cuento cómo se hace. Como siempre, lo primero es iniciar sesión, pinchar en el ya famoso (si sigues este blog) e icono del engranaje, y a continuación veras que en el menú que sale, entre otras opciones está la de activar el panel de lectura, que verás que está desactivado.
Para activarlo sólo tienes que hacer clic en una de las dos opciones, es decir, en “A la derecha” o “Inferior”. Creo que la opción “Inferior” es la mejor, ya que es más cómodo, pero si quieres lo puedes colocar a la derecha. Lo mejor es que pruebes en las dos ubicaciones y elijas dónde te gusta más.

Respuesta automática. Qué es y cómo se configura

Outlook nos permite configurar la respuesta automática para todos los correos que nos lleguen. Esto se suele usar cuando estamos de vacaciones, de manera que todo aquel que nos envía un correo recibe otro nuestro, diciendo que estamos de vacaciones y el día que volvemos. De esta forma, sabe que no tiene que esperar respuesta hasta pasado unos días.

Aunque se usa mucho en vacaciones, la respuesta automática puede tener otros usos, como avisar de que estamos en el hospital, que estamos de exámenes y no respondemos al correo, o que tenemos mucho trabajo y no estamos disponibles.

Para usar la respuesta automática, hay que activarla y configurarla. Para ello, tenemos que entrar a nuestro correo y acceder a las opciones de configuración de Outlook, a las que entramos pinchando en el icono del engranaje y luego pinchando en Más opciones de configuración de correo.

Respuesta automática. Qué es y cómo se configura

Nos vamos al grupo “Administrar tu cuenta”, que es el primero que sale y buscamos la opción “Enviar respuestas automáticas”. Hacemos clic, y nos aparece la pantalla para activarla y configurarla.
Lo primero que hay que hacer es activarla, así que señalamos la opción “Enviar una respuesta automática a las personas que te escriban”. Después elegimos si queremos que las respuestas lleguen sólo a nuestros contactos o a todo el mundo.

A continuación, tenemos que escribir el mensaje que queremos que llegue. Éste puede ser todo lo largo que deseemos, y como podemos ver, se le puede dar formato con negritas, numeración, distinto tipo de letra, e incluso se puede enriquecer con HTML.
Para finalizar, le damos a “Guardar” y a partir de ese momento todos los mensajes que nos lleguen, o sólo los de nuestros contactos, recibirán la respuesta automática que hayamos redactado.
Outlook, y yo también, recomienda que sólo nuestros contactos reciban estas respuestas, ya que sólo a las personas que tienen algún tipo de relación con nosotros les importa nuestra situación actual.

Acceder y organizar los contactos

¿Cuántas veces has tenido que enviar un correo, y no te has acordado de la dirección de correo electrónico a la que tenías que mandarlo? Si te ha pasado alguna vez, o para que no te pase nunca, tienes que empezar a usar los contactos de Outlook.
Los contactos del correo electrónico son lo mismo que las agendas de hace años, en las cuales teníamos apuntados los teléfonos y las direcciones de las personas con las que más manteníamos contacto.

Outlook tiene una sección de contactos muy potente, y que nos permite una buena gestión de correos, nombres, números de teléfono, y en definitiva, todo lo que necesitamos para poder hablar de forma inmediata con las personas con las que mantenemos alguna relación, ya sea comercial, de estudios, de familia, etc.

Acceder y organizar los contactos

Acceder a los contactos es tan fácil como iniciar sesión en Outlook, e ir a la parte superior izquierda de la pantalla, donde pone Outlook en letras grandes. Ahí vemos una flecha hacia abajo, pinchamos en ella y nos salen varias opciones, entre ellas la de los contactos, en la que tenemos que hacer clic.

A la izquierda vemos todos los contactos que tenemos, ordenados por orden alfabético, y arriba de los contactos un recuadro que sirve para buscar entre ellos, algo que sólo usará aquel que tenga cientos de contactos.

En el centro de la pantalla Outlook nos ofrece agregar contactos de Gmail, Twitter, Facebook, etc. De esta forma, podemos tener todos los contactos de estas redes en Outlook, para poder mandarles correos.

En la parte de arriba de la pantalla, vemos las opciones para administrar los contactos. De esta manera, los podemos eliminar, agrupar, limitar el acceso a nuestra información de perfil, limpiarlos y hasta exportarlos.
Si intercambias correos con mucha gente, mi recomendación es que tengas una lista de contactos siempre al día y bien ordenada.

Crear nuevas carpetas para el correo

Cuando usamos Outlook por primera vez, vemos que viene con varias carpetas por defecto. Estas carpetas son: Entrada, Correo no deseado, Borradores, Enviados y Eliminados. En un principio, con estas carpetas vas a tener más que suficiente para tener tus e-mails bien organizados.

Con el tiempo, te darás cuenta de que necesitas más carpetas para guardar tus correos, para separarlos por temas, para meter ahí todos los correos de un proyecto, para guardar los correos con adjuntos, etc. Cada uno tenemos unas necesidades y gracias las opciones de personalización de Outlook, podemos adaptar nuestro correo a ellas.

Crear nuevas carpetas para el correo

Por eso, Outlook nos permite crear nuevas carpetas, en las que guardar los correos que queramos. Para crearlas, sólo te tienes que fijar en que debajo de la carpeta Eliminados, hay un vínculo de color azul que dice “Nueva Carpeta”. Para crear una carpeta pinchamos en él y nos sale un recuadro en blanco, en el cual ponemos el nombre de la nueva carpeta. Pulsamos Enter y ya la podemos usar.

Para mover los correos que ya tenemos en la bandeja de entrada a nuestra nueva carpeta, lo primero es seleccionarlos. Una vez hecho, pulsamos en los tres puntos, que salen en la parte superior de la pantalla, a la derecha de la opción de Correo no deseado.

Cuando lo hacemos sale un nuevo menú, en el cual elegimos la opción Mover a. Nos saldrán todas las carpetas que tenemos, y sólo tenemos que pinchar en la carpeta que queremos para que ese correo se vaya a ella de forma instantánea.

Esta opción es interesante, pero lo es aún más crear varias reglas de mensaje, de manera que los correos que nosotros queramos se vayan de forma automática a la carpeta recién creada, sin que nosotros tengamos que intervenir, que es lo que nos interesa para no perder tiempo en hacer algo que Outlook puede realizar por nosotros.

¿Cómo se marcan los correos? ¿Para qué sirve?

Outlook iniciar sesion te comenta que una de las cosas que se echan en falta en Outlook es la posibilidad de marcar los correos con etiquetas. Esta es una función que sí tiene Gmail, y que es muy útil a la hora de localizar correos. Outlook tiene muchas opciones para que encontremos los correos más importantes, pero le falta ésta.

Para paliar la falta de las etiquetas, podemos usar una función que trae Outlook, y que sirve para marcar los correos. Para marcar un correo, tan sólo nos tenemos que situar el ratón encima de él, y veremos que entre el remitente y el asunto salen tres iconos.

El que nos interesa es el icono que parece una bandera, ya que es en el que tenemos que hacer clic para que el correo se marque. Si lo hacemos, veremos como la bandera se pone en rojo, y que el correo pasa a ocupar la primera posición de la bandeja de entrada. Además, aparece una línea que marca el correo seleccionado de los demás.

Cómo se marcan los correos Para qué sirve

Podemos hacer esto con todos los correos que queramos tener a mano, ya que es para lo que sirve marcar un correo. Cuando tenemos un e-mail que no queremos que se nos pierda, y además lo queremos tener siempre disponible sin buscar, lo que tenemos que hacer es marcarlo.

Outlook trae una opción por si no quieres ver los correos que has marcado. Si te fijas debajo del correo marcado, verás que tienes la opción de ocultar. Si haces clic, los correos destacados se ocultan a la vista, y en su lugar verás un número con los correos marcados y la opción mostrar.

Cuando quieras eliminar la marca, lo único que tienes que hacer es pinchar de nuevo en la bandera. Ésta pierde el color rojo, y el correo pasa a ocupar la posición que tenía antes de que lo marcases.

Los métodos abreviados de teclado

Desde hace años, todos los programas informáticos tienen lo que se denomina métodos abreviados de teclado. Con estos métodos, lo que se busca es hacer las funciones más comunes sin tener que coger el ratón e ir buscando entre las opciones.

De esta manera, aunque en un principio hay que invertir algo de tiempo en aprenderse estos métodos abreviados de teclado, al final el usuario sale ganando, ya que se ahorra muchísimo tiempo.
Outlook también tiene sus propios métodos abreviados de teclado. No voy a exponerlos aquí, pero por ejemplo, si pulsamos Control+N se abre un correo nuevo, y como ésta hay decenas de combinaciones para enviar un correo, borrarlo, moverlo, etc.

El problema de estos métodos abreviados de teclado, es que cada correo tiene el suyo, por lo que es posible que en su tiempo te aprendieses los de Gmail o incluso los de Yahoo!, ya que fue uno de los correos web más populares al inicio de Internet, y aún hoy sigue teniendo millones de usuarios.

Los métodos abreviados de teclado

Si te sabes los métodos abreviados de teclado de otros correos web, Outlook te permite usarlos. Para ello, tenemos que configurar nuestra cuenta para que funcionen estos métodos de teclado.
Para ello, lo primero es entrar en nuestra cuenta, buscar el icono que parece un engranaje, y luego ir a Más opciones de configuración de correo. Este siempre es el primer paso cuando tenemos que acceder a la configuración de Outlook.

De entre las opciones que vemos, nos vamos a Personalizar Outlook, y dentro de las que se nos ofrecen en este apartado encontramos la que nos interesa, “Métodos abreviados de teclado”, en la que hacemos clic.
Entonces vemos las opciones que tenemos. Podemos usar los atajos de Outlook.com, los de Yahoo! y los de Gmail, e incluso desactivarlos. Elegimos la que nos convenga, le damos a guardar, y ya podemos usar los atajos que prefiramos en Outlook.

Cambiar Outlook de idioma

Entre las distintas posibilidades que nos ofrece Outlook, a la hora de configurar su interfaz, tenemos la de cambiar el idioma. En el caso de Outlook, no se limita a poner a nuestra disposición los idiomas más importantes, sino que lo hace con decenas de ellos, algunos incluso hablados por muy pocas personas.

Entre su oferta de idiomas, los encontramos de todos los continentes, con especial presencia de los idiomas de Asia e incluso algunos africanos. De este modo, cualquier persona va a poder usar Outlook en su idioma, o al menos en alguno que se conoce.

Cambiar Outlook de idioma

Outlook reconoce el idioma que usamos y por lo tanto, cuando accedemos a su página ésta nos sale en nuestro idioma, si lo tiene. Así, como yo accedo desde España, el idioma de Outlook es el castellano o español.

¿Qué pasa si accedo desde España, pero soy francés y quiero tener Outlook en mi idioma? Pues que tengo esa posibilidad, y además la forma de cambiarlo es muy fácil, ya que no hay que irse a las opciones de configuración de correo ni a las opciones de configuración de la cuenta.

Para cambiar el idioma iniciamos la sesión en Outlook, y cuando entramos a la bandeja de entrada, hacemos scroll con el ratón y nos vamos hasta el final de la pantalla. Justo debajo de donde pone Página 1 de x (x es el número de páginas de correos guardados que tengas) verás que pone el idioma en el que está Outlook.

Pinchamos en el idioma, y se nos abre una pantalla en la que podemos seleccionar entre decenas de ellos. Así, sólo hay que pinchar en la casilla que hay al lado del idioma que queramos y darle a guardar.
Desde ese momento, ya tenemos Outlook en nuestro idioma o en aquel con el que nos sintamos más cómodos.

Búsquedas de correo electrónico

Outlook viene con una cantidad enorme de filtros, que ya están configurados para que encontrar nuestros correos electrónicos sea muy fácil. Podemos filtrarlos por tamaño, por remitente, por los archivos adjuntos que traigan, etc.

Con estos filtros suele bastar para encontrar nuestros correos, pero a veces esto no sirve, o simplemente no queremos usar los filtros, que a veces hay que configurarlos, lo que puede ser un poco complicado, sobre todo si no sabes mucho de informática.

Para esos usuarios , Outlook viene con una caja de búsqueda, muy parecida a que tiene Google. Esta caja está juston encima de donde pone “Carpetas”, en la parte superior izquierda de la pantalla.

En esta caja de búsqueda podemos introducir cualquier término, como algunas letras de un correo electrónico, el nombre del remitente, del destinatario, parte de un asunto, etc. Lo bueno, es que si reconoce alguno de los términos que estamos introduciendo, nos autocompleta la búsqueda.

Búsquedas de correo electrónico

Ahora mismo he hecho la prueba introduciento el nombre de una persona con la que cruzo bastantes correos, y nada más hacerlo, me sale su correo electrónico entero, y me da la opción de buscar sólo los correos que yo le he enviado, los que me ha enviado él, o aquellos que contienen su nombre en el asunto.

A veces este buscador no es suficiente, pero no hay que preocuparse, porque cuando buscamos algo, vemos un link hacia la búsqueda avanzada, que nos puede ayudar a acotar aún más la búsqueda.
La búsqueda avanzada nos permite buscar correos entre dos fechas, lo que creo que facilita mucho encontrar el correo que necesitamos. También nos permite buscar sólo los correos con adjuntos, e incluso usar una palabra clave.

En definitiva, creo que Outlook nos da muchísimas opciones para encontrar correos electrónicos, de manera que si no lo encuentras es que lo has borrado o no existe tal correo.